Система управления проектами. Предыстория.

«Нельзя управлять тем, что нельзя измерить» (с) кто-то умный

Сегодня начну еще один цикл статей. Тема — выбор и использование системы управления проектами/задачами на предприятии или в отделе. Начну с самого начала и постараюсь плавно перейти к тому, что у нас есть сейчас и как это работет.

Не для кого не секрет, что успешная организация работы заключается в в двух простых действиях: планирование и контроль. Совершенно не важно как вы собираетесь это делать: на бумаге, в программе, в уме, используя web средства (google cal) и тд. Ключ к успеху — это рутинное выполнение этих двух простых действий. Запомните самое главное — никакая самая крутая программа не решит ваши проблемы планирования и контроля. Никакие напоминания, уведомления по емаил, будильники и тд не спасут вас. Если заставить себя делать это постоянно не получается, то лучше и не начинать.

Наш путь к решению этого вопроса начался в тот момент когда мы поняли, что мы тонем в постоянно увеличивающемся списке не решенных задач. Горизонт планирования наших задач еще год назад (положив руку на сердце) был от силы 2 недели. Было много идей, но не было четкого понимая, а что же будет в итоге. Сроки по задачам были очень относительные. В большинстве случаев  схема работы была примерно такой:

Приходит/звонит сотрудник -> Озвучивает свою проблему ->  Появляется задача -> Назначается человек ответственный за её решение. Через 2 часа приходит другой сотрудник и просит решить его проблему, тк она с его слов значительно важнее первой. Смысл дальнейшей цепочки думаю вам уже понятен.  Весь день сотрудник нашего отдела решает проблемы — в конце дня на вопрос: «Что ты сделал за день?» вразумительного ответа нет. В какой-то момент накопилась критическая масса нашего понимания, что мы не можем так дальше работать. Было принято решение о том, что нам надо постараться автоматизировать данный процесс. Лично я, как может быть и другие, пытался решить этот вопрос с помощью поиска универсальной программы «планировщика». В какой-то момент мне казалось это панацея от всех проблем связанных с планированием. Я запишу, что нам надо сделать и все будет прозрачно и понятно. Еще раз хочу обратить ваше внимание, что решение проблемы лежит в изменении видения этой проблемы в целом,а не в поиске крутого программного обеспечения. Я поражаюсь людьми которым достаточно ручки и листа бумаги для того, чтобы приводить свои дела в порядок. Человек начинающий день со своего ежедневника, а не с сайта новостей или «цитатника рунета» достоин уважения. Не хочу хвастаться, но каждое утро лично я стараюсь начинать с диалога на тему решения задач и планирования работы.

В следующий раз я опишу какие продукты мы пытались использовать для автоматизации и что из этого вышло, а так же какие организационные вопросы мы решали по ходу решения нашей проблемы.

Система управления проектами. Предыстория.: 2 комментария

  1. Может сразу стоит отделить тему управления проектами от HelpDesk?

  2. Возможно, но пока я и сам точно не знаю как пойдет описание. На данном этапе я пока не вижу принципиальных различий именно для нас. Скажем так, проект «Текущие задачи» это и есть helpdesk в нашем понимании. Сейчас, наверное, пока не готов отдельно говорить об уп и hd.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *